Planeación Logística

Planeación logística: ¿Por qué contentarse con sólo el 20% del impacto pudiendo obtener el 80%?

Cuando se plantea la pregunta de ¿qué proyecto debo sacar adelante? ¿Qué problema se debe resolver primero? muchas empresas se enfocan en problemáticas operacionales. En efecto, estas problemáticas son urgencias del día a día sin las cuales la organización no podría sobrevivir, pero nos hacen perder de vista puntos clave que pueden ofrecernos un mayor valor para nuestra organización y carrera. En mi experiencia, esto es frecuente pues la cultura organizacional se vuelve reactiva más que proactiva y típicamente está centrada muchas veces en atender lo urgente y olvidar lo importante!

Nivel Operacional: decisiones en el día a día

A lo largo del artículo, tomaré un ejemplo basado en un caso real modificado por motivos de confidencialidad. Esta empresa es una multinacional del ramo de producción de vidrio, sin embargo notará que las problemáticas aplican a todas las industrias y probablemente a su empresa.

La empresa en cuestión se dedica a la fabricación vidrio especial, sus plantas y centros de distribución están construidos desde hace varios años, y por la evolución de la demanda, los diseños ya no están tan adaptados a las necesidades lo que complica en muchos casos la operación. En una de las plantas, el jefe del taller de corte se quejaba porque numerosas veces a lo largo del día, tiene que tomar decisiones a nivel del programa de producción para definir qué producto se debe producir por una serie de imprevistos como: se han agotado las materias primas del producto planeado, o porque fallo una máquina, ausentismo no esperado en su equipo de operarios producción. Por eso, el Jefe de taller debe tomar estas decisiones incluso varias veces durante el día para responder a las necesidades inmediatas de la operación.

Este ejemplo ilustra la toma de decisiones operativas en las organizaciones. Cuando su empresa toma decisiones basadas en la experiencia o reglas predefinidas como puede ser la decisión de entregar un producto agotado a un cliente en vez de otro, de mandar a producir un producto en vez de otro, está tomando decisiones operativas. Estas decisiones operativas, propias del día a día, se resuelven por lo general con un nivel limitado de tecnología, mediante el uso de heurísticas[1]. Éstas constituyen en nuestra experiencia tan sólo el 20% de las mejoras y creación de valor para la compañía. Las decisiones operacionales sin duda son primordiales para su organización, generan tomas de decisiones valiosas y rápidas que no se deben reemplazar u olvidar. Sin embargo, a medida que el nivel de complejidad de la empresa y de la problemática aumenta (gran variedad de productos, canales de atención y gran cantidad de instalaciones), estas herramientas se quedan cortas porque no brindan un análisis suficientemente profundo para soportar las decisiones de mayor impacto.

Nivel Táctico: mejoras sustanciales para su organización

Las herramientas que típicamente se usan en apoyo a la toma de decisión a nivel táctico y estratégico son muy diferentes a las que requiere una decisión operacional.

Volviendo a nuestra empresa vidriera, cansado de siempre estar reaccionando a los problemas del día a día, el jefe de producción decidió que se debía hacer un cambio más profundo en la forma de trabajar y quizás en la organización física de la planta. Probar estos escenarios directamente en la planta, podría poner en riesgo las entregas a los clientes, además de generar costos muy importantes en el caso que no funcionara. Utilizando la simulación, pudieron definir como mejorar los flujos adentro y entre los talleres, lo que permitió disminuir los costos así como el tiempo de entrega. Inicialmente, después de la implementación de los cambios en la planta, sólo se observaba la mejora a nivel de los flujos, la operación se había vuelto más fluida. En los siguientes meses, los clientes notaron una clara reducción del tiempo de entrega, y las directivas de la compañía un mejor desempeño financiero.

Como en el ejemplo, para tomar de manera adecuada decisiones a nivel táctico, se requiere utilizar herramientas como la simulación, optimización y planificación para apoyar decisiones del tipo: ¿Cuántos operarios necesito para operar? ¿Cuál es el orden de producción que me permite obtener el menor costo? ¿Cómo debo diseñar los centros de distribución principales para facilitar la operación? ¿Cómo puedo mejorar los procesos de despacho, de abastecimiento?

En estos proyectos, algunos cambios se van a notar en los primeros días de implementación, sin embargo, la parte fuerte de provecho y beneficios va a tener un impacto muy fuerte en el mediano plazo.

Nivel Estratégico: decisiones de gran impacto para su organización

Gracias a estos cambios tácticos oportunos, nuestra planta de vidrio se volvió un apoyo importante para los otros proyectos de rediseño. Sin embargo, en una reunión con representantes de varias plantas y centros de distribución, los responsables se dieron cuenta de la poca coordinación que existía entre los varios actores de la cadena de abastecimiento. Muchas veces producían lo que no se necesitaba, no se tenían los productos necesarios, o al menos no en el sitio adecuado. Habiendo aprendido de su experiencia, se decidió probar con optimización y simulación cuál era la organización (dónde producir y de dónde entregar por ejemplo) más adaptada a su operación global (en costos y riesgos).

Los proyectos a nivel estratégico, tienen un alcance mayor y por lo general requieren una visión de alto nivel de toda la organización. Estos proyectos no buscan analizar las operaciones del día a día, ni consideran una planta o un centro de distribución por aparte, sino el conjunto de locaciones y las problemáticas y metas de la empresa para definir la estrategia y las directrices que deben seguir todos los actores de la organización. La búsqueda de soluciones a este nivel necesita herramientas con mayor capacidad de análisis, tal como la optimización, la simulación y el desarrollo de escenarios al nivel global-compañía que ofrecen, por ejemplo, la posibilidad de probar las posibles formas de responder a un incremento o cambio de la demanda, de medir el impacto de la introducción de un nuevo producto sin arriesgar una fuerte disminución de nivel de servicio o un fuerte aumento de costo.

Seleccionar el proyecto adecuado para su empresa, es decir el proyecto que le permitirá atender lo importante y estratégico de su operación y no lo urgente, podrá llevarlo a realizar cambios más substanciales y con mayor impacto financiero. Nuestra recomendación final: no se quede en lo urgente, piense en lo realmente importante para ud y su organización sacando provecho a las herramientas que están a su alcance.

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