CONDICIONES PARA QUE PUEDA GANAR EN LA «CARRERA» DEL DISEÑO DE SUMINISTRO… SIN REQUERIR CONSULTORÍA.
1) Introducción
De unos años para acá en el país se han vuelto muy populares los deportes automovilísticos (me incluyo entre los fanáticos), casualmente mi interés por este tipo de entretención se incrementó por la época en que empecé a trabajar en consultoría en el diseño estratégico de la cadena de suministro. Desde entonces, he encontrado grandes similitudes en los requerimientos de éxito de los dos campos. En el siguiente artículo pretendo nombrar algunas condiciones necesarias para no contratar consultoría en el diseño de la cadena de suministro bajo el supuesto de que su compañía se encuentra en la carrera al éxito, haciendo la comparación con el desempeño en una carrera automovilística.
2) Si usted no está interesado en la planeación estratégica (usted no participa en la carrera)
Primero que todo, si usted y su compañía no están interesados en desarrollar una planeación a nivel estratégico de su c
adena de suministro, sino que por el contrario se limitan a responder de forma reactiva a los impases que ofrece el día a día, no tendría sentido contratar los servicios de una compañía que le ayude a planear.
Sin embargo, si este es su caso debería preocuparse, dado que a mi forma de ver (en el contexto de la analogía automovilística) usted simplemente no está ni siquiera participando en la carrera al éxito y probablemente esté desperdiciando la oportunidad de funcionar en una operación mucho más rentable y competitiva que la actual.
Para el resto del artículo asumiremos que su empresa está interesada en este tema clave!
3) Si usted está interesado en la planeación estratégica
De otro lado si su compañía pertenece al conjunto de compañías que definitivamente están interesadas en la planeación y diseño de la cadena de suministro, ¡usted está en la carrera¡ y la pregunta que debe hacerse es: ¿cuál es la forma más eficiente y eficaz de realizar esta planeación?
El diseño de la cadena de suministro generalmente implica tomar en consideración interacciones con alto nivel de complejidad y variabilidad como por ejemplo diseño de: red, centros de distribución, planta y políticas de inventario entre otros. Además estas consideraciones son de altísimo impacto financiero y operacional dentro de la organización. Dadas estas condiciones usted debe tomar este tipo de decisiones soportado en proyectos robustos y con suficiente sustento cualitativo y cuantitativo. De esta forma usted tendrá dos opciones:
- Desarrollar los proyectos internamente
- Contratar consultoría.
A continuación mencionaré algunos criterios que debe tener en consideración a la hora de decidir realizar estos proyectos internamente.
a) ¿Tiene usted las herramientas requeridas para realizar de forma adecuada y eficiente los estudios (el vehículo)?
Cuando usted decide participar en la carrera, lo primero que debe tener es un buen carro. Con respecto a las herramientas, al trabajar con algunos colegas me he encontrado con opiniones del estilo “no se preocupe tanto por la herramienta, lo importante es la metodología y el análisis”. Ante esto tengo que decir que a pesar de que ciertamente en la metodología y el análisis se encuentra el corazón del proyecto, también sé que aunque de igual forma puedo andar en un topolino que en un Audi A5, obteniendo el mismo resultado (desplazarme de un lado a otro), prefiero el Audi por varias razones:
- Confort (viaje cómodo): En el mercado de las herramientas para el diseño de la cadena de suministro no es raro encontrar más de un programa que en principio haga lo mismo, sin embargo sólo algunos le ofrecen facilidades de ejecución de modelos
- Robustez (no se vaya a quedar varado): tenga la seguridad de que los resultados que arroja su herramienta son los que le promete
- Velocidad/seguridad: entre más rápido llegue a la meta de forma segura mayor será el impacto generado y el tiempo que pueda dedicarle al análisis
- Soporte (Garantía de calidad): tenga la seguridad de que existe soporte técnico y conceptual para la herramienta
- Especifico para el problema (no corra en un F1 en un Rally): a veces al tratar de sacarles el máximo provecho a las herramientas de las que se disponen se fomenta a usarlas para lo que no son (ejemplo: realizar un diseño de red en Excel).
b) ¿Tiene usted el personal adecuado y con dedicación disponible para manejar estas herramientas (el piloto)?
En realidad para el desarrollo de proyectos no es necesario elegir el vehículo antes que el piloto; de hecho, lo más recomendable seria elegir primero el grupo de trabajo (pilotos y equipo de pits) y que a su vez estos elijan la herramienta que se va a usar. Lo que daré a continuación son algunas recomendaciones sobre las características del grupo de trabajo
- Saber manejar las herramientas: evidentemente el piloto debe saber manejar el vehículo. De hecho, entre mejor lo haga mayor oportunidad de éxito tendrá el proyecto.
- Experiencia en el diseño de la cadena de suministro: no sólo se debe tener conocimiento en la herramienta, se debe entender el modelo de operación y tener conocimiento sobre las diferentes opciones a implementar y proponer.
- Disponibilidad de tiempo: lo más recomendable es no asignar las tareas de diseño a personal que tiene que resolver problemas del día a día sino dedicar a un grupo de personas a resolver y evaluar las diferentes opciones de diseño en los diferentes puntos de la cadena con una dedicación mínima estimada por proyecto entre el 30% y el 60% según las características del proyecto y el rol de la persona.
- Capacidad de trabajo con diferentes áreas de la compañía: las personas involucradas en el equipo de diseño deben estar en disposición y capacidad (operativa, jerárquica y personal) de trabajar e integrar diferentes áreas y niveles de operación (desde aprovisionamiento hasta distribución, desde operativo hasta gerencia).
c) ¿Tiene usted diseñadas metodologías de desarrollo de proyectos en los diferentes eslabones del diseño de la cadena de suministro (la estrategia)?
El recurso humano y tecnológico no son suficientes. En el camino al éxito del diseño de la cadena de suministro es importante definir, desarrollar y estandarizar metodologías para cada tipo de proyecto (optimización de red, diseño de locaciones, diseño de políticas de abastecimiento):
- Diseñar las diferentes etapas o fases que componen el proyecto: así como en muchos otros casos aquí aplica la política “divide y vencerás”, los proyectos de diseño de la cadena deben resolverse metódicamente, paso a paso, considerando etapas de validación y de entrega de resultados. Cada una con objetivos, alcance y entregables definidos.
- Definir el tiempo estimado de cada una de las fases del proyecto: para cada una de las fases mencionadas anteriormente se debe definir un tiempo de entrega aproximado.
- Saber qué herramientas o recursos serán requeridos en el desarrollo del proyecto: se debe definir, para cada fase, qué recursos serán necesarios o podrían volverse cuellos de botella.
- Cronograma de ejecución: dados los tres puntos anteriores se debe definir un cronograma de ejecución del proyecto.
- Indicadores de desempeño del proyecto: ya en otros artículos he mencionado la importancia de medir para poder mejorar y este caso no es la excepción, se deben definir indicadores de desempeño del desarrollo del proyecto como por ejemplo cumplimento del cronograma, cumplimiento de los objetivos planteados originalmente, etc.
- Estandarización de los procesos: aunque un recurso humano de alto nivel es indispensable, no se debe depender de él, es por ello que estas metodologías deben ser debidamente documentadas y dadas a conocer por los implicados en el proyecto.
d) Tiene usted un equipo de soporte a varios niveles (el equipo)
En los deportes automovilísticos típicamente la mayor parte del crédito se la lleva el piloto, sin embargo detrás de él existe todo un equipo de soporte, con funciones específicas sin el cual sería imposible ganar la carrera.
- Nivel directivo: el equipo de desarrollo de proyectos debe tener un nivel directivo con disponibilidad suficiente para validar resultados y definir directrices de ejecución de los proyectos, para ellos debe ser muy clara la metodología a seguir en cada fase.
- Nivel operacional: Es la parte del equipo que desarrollará los modelos de soporte y análisis sobre los mismos, en él no sólo está el grupo ejecutor del proyecto(piloto), sino también los responsables de recolección de información, el personal que conoce la operación del día a día y cualquier otro personal de soporte.
e) Capacidad de implementación (la carrera)
Finalmente es definitivo que la compañía en donde se quiere desarrollar el proyecto tenga capacidad de implementación a nivel financiero o gerencial, es decir, si en últimas no hay disposición de implementar los resultados a la luz de los estudios que se hayan realizado no vale la pena ni contratar consultoría ni desarrollar el proyecto con equipo interno.
4) Algunos tips para hacer más exitosos sus proyectos
A lo largo del presente artículo se mencionaron algunas condiciones indispensables para prescindir de la contratación de consultoría en el diseño estratégico de la cadena de suministro. Es importante tener en cuenta que si no cumple las condiciones descritas será más beneficioso para su compañía contratar consultoría desde el punto de vista financiero, estratégico y de resultados. Recuerde que al igual que un proyecto de diseño de red puede mejorar su status en la compañía, también puede perjudicarlo gravemente.
A continuación daré algunos tips que aumentarán la probabilidad de éxito en el desarrollo de sus proyectos con o sin consultoría.
- Mantenga un ambiente de trabajo colaborativo entre todas las personas y áreas participantes o afectadas por el proyecto, recuerde que el objetivo es el beneficio de todos.
- Defina y cumpla un organigrama para cada proyecto con funciones y responsabilidades claras.
- Mantenga el control del proyecto con reuniones periódicas de revisión
- Nunca piense que la razón de contratar un agente externo sea: “sirve para tener a quien echarle la culpa si sale mal”. Aunque parezca una expresión poco colaborativa la he escuchado más de una vez
- Tenga en cuenta que una visión externa puede ayudar a romper muchos paradigmas
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