Inventarios y Nivel de Servicio
Consideraciones para cumplir en navidad y no morir en el intento: implementación de políticas de inventarios
La mayoría de las veces, el maximizar el nivel de servicio al cliente en términos de la disponibilidad de las diferentes referencias de producto es un objetivo en yuxtaposición con el de tratar de minimizar la inversión total en inventarios. ¿Qué hacer entonces? Este artículo pretende ofrecer una guía acerca del conjunto de consideraciones que es importante tener en cuenta a la hora de fijar una política de inventarios, así como las herramientas de investigación de operaciones aplicables durante este proceso de toma de decisiones. Sabemos que esta discusión le será de gran utilidad a usted y su negocio.
Un buen manejo o administración de un sistema de inventarios consiste, no solamente, en tener los productos en el momento y lugar requerido que permitan ofrecer el mayor nivel de servicio al cliente, sino también en lograr un equilibrio entre los costos de abastecimiento, de almacenamiento y de agotados. De esta manera, el objetivo de minimizar la sumatoria de los costos relacionados con la adquisición, mantenimiento de inventarios y procesamiento de los pedidos debe balancearse con el costo incurrido por la ocurrencia de agotados.
Las dificultades que enfrenta una empresa a la hora de tratar de establecer una política determinada de inventarios son diferentes a las que surgen en el momento en que se considera implementarla. En el momento de evaluar qué política de inventarios establecer en la empresa los problemas que aparecen se pueden clasificar, a grandes rasgos, bajo tres características básicas. Primero, la ausencia
de información que es necesaria para aplicar los modelos tradicionales. Segundo, las características y restricciones particulares de la empresa y tercero el volumen de referencias que maneja. En el momento en que se considera implementarla surgen otros interrogantes que tienen que ver con los sistemas de registro y control con que se cuenta, los costos adicionales que las nuevas implementaciones puedan representar, el hecho que la propuesta pueda requerir de cambios organizacionales o capacitación del personal, entre otras. Se hace necesario evaluar la relación beneficio/ costo, la facilidad y practicidad de la política propuesta. A continuación, trataremos primero aquellas inquietudes que tienen que ver con la determinación de la política de inventarios y luego aquellas que tienen que ver con el proceso posterior de implementarla. Lo que si debe ser claro de antemano, es que las decisiones en torno a la gestión de inventarios deben ser analizadas en un contexto estratégico e integral, para que los resultados obtenidos sean efectivamente los deseados.
Consideraciones para cumplir en navidad y no morir en el intento: implementación de políticas de inventarios
El primer problema que surge a la hora de tratar de aplicar un modelo tradicional es que no siempre se cuenta con el dato exacto y aunque sea posible calcularlo, su estimación no es sencilla. Esto es frecuente a la hora de estimar un costo unitario de faltante de inventario, el costo de penalización por vez que se incurre en faltante (que es diferente al anterior), incluso el costo unitario de almacenamiento en algunos casos. Además de los costos, el caracterizar la demanda no es tarea sencilla. Son pocos los sistemas en los que la demanda es conocida y se hace necesario el desarrollo de pronósticos. En la mayoría de los casos, la demanda es una variable aleatoria que además puede presentar tendencia, estacionalidad o ambas. Dependiendo del eslabón de la cadena de abastecimiento, puede verse también como dinámica. El tiempo de reabastecimiento, o tiempo en que tardan en llegar los pedidos del proveedor, aunque es un dato a la mano, no siempre puede garantizarse que sea constante y por lo tanto, su variabilidad debe analizarse a la hora de evaluar una política determinada. Todos estos son parámetros que un modelo tradicional por lo general exige conocer para poder aplicarse directamente.
El segundo grupo de dificultades tiene que ver con las características y restricciones particulares de la empresa, que usualmente no se consideran simultáneamente en los modelos estándar de la literatura. Algunas de estas restricciones se resumen en capacidad de almacenamiento en bodega, condiciones en los envíos por tipo de transporte, el establecimiento de tiempos mínimos entre abastecimientos y costos fijos de pedido. Considere por ejemplo el caso de cuando la mercancía o materia prima viene en contenedores por vía marítima. La frecuencia de pedido no puede s
er alta, dada a los elevados costos fijos de transporte y cuando se pide debe hacerse con suficiente anticipación por efecto de los largos tiempos de reabastecimiento y los procesos de aduana que tienen lugar. Otras restricciones tienen que ver con el presupuesto que la compañía esté dispuesta a invertir en inventario y las unidades en las que se deben realizar los pedidos al proveedor. Para algunas empresas, las órdenes deben ser efectuadas en múltiplos de unidades e incluso para algunas otras, debido al tipo de producto, existen cotas inferiores y/o superiores de tamaño de lote para colocar los pedidos. Aunque éstas son las restricciones más comunes, la lista puede alargarse dependiendo de las características especiales de la empresa. Por supuesto, a lo anterior se suma que normalmente la empresa maneja más de una referencia de producto o más de un tipo de materia prima. La mayoría de modelos asumen un sistema mono producto y es en este punto que aparece la tercera dificultad para algunas empresas: la gran cantidad de unidades que manejan en inventario.
Habiendo considerado lo anterior, surgen las siguientes preguntas: ¿Cómo establecer el mix adecuado de productos en el inventario?, ¿Cómo establecer el nivel ideal de inventario, los tiempos de revisión, los tiempos de reaprovisionamiento, las cantidades a ordenar, los puntos de re-orden y stock de seguridad, considerando los costos y demandas promedio por artículo?, ¿Cómo tener en cuenta los diferentes factores de variabilidad y de incertidumbre?
Además de los pronósticos para el caso de las demandas y de las clasificaciones ABC para los sistemas de inventarios que manejan un elevado volumen de referencias, la complejidad de estos sistemas, sujetos a las dificultades y restricciones mencionadas, puede ser manejada a través del uso de herramientas de investigación de operaciones que permiten el diseño de soluciones a la medida. La traducción de las especificaciones y necesidades de la empresa a un lenguaje matemático, permite adaptar la función objetivo y las restricciones del problema de inventarios a las características particulares de la empresa, lo cual conlleva a la construcción de modelos de optimización personalizados. De allí se evalúa el uso de métodos de solución, ya sean exactos o meta-heurísticos, que permitirán establecer los valores adecuados para la política de inventarios. Se logra así equilibrar los dos objetivos encontrados, de los cuales partimos inicialmente: maximizar el nivel de servicio al cliente y minimizar la inversión total en inventarios. Como es de esperarse, la optimización de los parámetros de la política se traduce en mejoras significativas de los indicadores de desempeño de la empresa.
Consideraciones adicionales a la hora de establecer una política de inventarios en su empresa
Sin embargo, el proceso no se detiene allí. Para obtener los resultados deseados en el mediano y largo plazo, es necesario integrar a lo anterior el análisis de la variabilidad ya que los parámetros de entrada son variables (la demanda y el tiempo de entrega), así como cambiantes en el tiempo. El uso de modelos de simulación entonces es adecuado. ¿Por qué? La simulación resulta de bastante utilidad cuando se quiere examinar la evolución de un sistema dadas unas condiciones y un conjunto de decisiones que se adoptan, en nuestro caso las que tienen que ver con la política de inventarios. De esta manera, la simulación desempeña un papel fundamental a la hora de determinar la robustez de los parámetros elegidos (qué tanto varían los resultados o qué tan sensibles son ante cambios en los parámetros de la política), así como permite desarrollar, entre otros, los siguientes objetivos:
- Realizar análisis de escenarios que permitan evaluar el desempeño de la política ante eventualidades: escasez de materia prima, picos de demanda no pronosticados, pedidos especiales, aumento de precios, entre otros
- Observar cómo se comporta el sistema al variar los parámetros de la demanda, del tiempo
de reabastecimiento, la capacidad de almacenamiento.
- Hacer análisis estadísticos corriendo varias réplicas del modelo, ya que la demanda es aleatoria. Dependiendo de las necesidades, este análisis se puede ver reforzado con técnicas de Diseño de Experimentos (DE), con el fin de incrementar la robustez de la solución.
- Por último, una de las grandes bondades de este tipo de simulaciones resulta en la posibilidad de comparar el desempeño de varias políticas de una manera cuantitativa. La comparación puede ser entre la política actual y la política propuesta. También puede compararse entre diferentes tipos de propuestas (sistemas de revisión continuos o periódicos, modelos basados en las políticas (S, T) o (Q, R), etc.) para el manejo de los inventarios. Finalmente se puede dar una combinación de las dos posibilidades anteriores, en donde se compara el sistema actual con un conjunto de diferentes modelos propuestos y se evalúa cual funcionaría mejor en caso de implementarse.
Consideraciones adicionales a la hora de establecer una política de inventarios en su empresa
Como se mencionó al inicio de este artículo, la elección de una política u otra debe estar acompañada de una revisión de los sistemas de registro y control con que cuenta la empresa. Las nuevas implementaciones, en caso de ser necesarias, deben ser razonables en términos de costos así como deben de ser fáciles de implementar en el sentido de que no interfieran negativamente con el desarrollo normal de los procesos y por otra parte, consideren al personal que va a utilizarlas. De poco sirve una herramienta que quien la usa no la comprenda y por lo tanto no la pueda manejar de la manera correcta. Tampoco resulta útil una herramienta que no sea compatible con los sistemas y procesos de la empresa, o que no sea flexible a sus necesidades. En la medida en que la solución se piense y se ejecute de manera integral, se puede garantizar que la solución sea, además de personalizada, eficiente en su objetivo último que es el de ser un facilitador y verdadero apoyo en el proceso de la toma de decisiones estratégicas en la empresa con miras a la mejora continua en el mediano y largo plazo.
Notas: Los inventarios y la competitividad
En 1950 y 1960, la estrategia de operaciones de muchas empresas se fundamentó en la producción en masa con una pequeña flexibilidad en el producto o en el proceso con el objetivo de lograr costos unitarios bajos. En la siguiente década, la situación fue diferente ya que debido a la competencia con el extranjero, a parte del costo se dio énfasis a la calidad. De ahí que en los años 80 la competencia se incrementó hasta tal punto que las empresas fueron capaces de ofrecer productos de alta calidad a un bajo costo relativo.
Por tal motivo, las empresas han visto la necesidad de conseguir más y mejores recursos que les permitan penetrar en los mercados respondiendo con mayor agilidad y flexibilidad a los requerimientos cambiantes de clientes cada vez más exigentes en cuanto a variedad, calidad y servicio más eficaz en términos de tiempos de respuesta. En las empresas manufactureras, por ejemplo, es clave el manejo de las compras y el control de inventario. De las relaciones con los proveedores, del adecuado y rápido abastecimiento de productos a los clientes, de la correcta disposición del espacio de bodegaje y de los planes de ventas, depende el éxito de su operación.
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